Как создать современный офис: ТОП-10 главных составляющих

Многие руководители считают, что создание современного офиса — это лишь имиджевый ход, цель которого создать у компании репутацию идущего в ногу со временем бизнес-партнера, заслуживающего доверия.

Поэтому можно часто встретить очень дорого сделанные офисные здания, но в то же время абсолютно бесполезные в плане заботы о собственных сотрудниках и еще менее практичные, чем обычная клетка со столами и стульями.

Главной целью организации современного офиса все же должна быть другая задача. А именно — создать у сотрудников такой настрой, чтобы они не выгорали, не переходили к конкурентам, не сдавали позиции по здоровью. Крутость же будет сопутствующим фактором и никуда не денется.

Ниже мы рассмотрим решения, которые можно и нужно внедрять в офисы, чтобы повысить эффективность работы и лояльность сотрудников. Список, само собой, не исчерпывающий, и к нему можно добавить еще множество пунктов, в том числе субъективных, подходящих только определенным организациям.

1. Раздевалка

О раздевалках в офисных здания мало кто даже задумывается.
В то же время вещь очень удобная и даже необходимая для большинства сотрудников фирмы.

Зачем это нужно:

• Снять верхнюю одежду.
• Переобуться, чтобы не потели ноги в теплой обуви, предназначенной для улицы.
• Переодеться во что-то более легкое.

Наличие раздевалки с отдельным шкафчиком для каждого сотрудника существенно повышает комфортабельность работы. Особенно в осенне-зимний период. Естественно, что раздевалки должны быть раздельные для мужчин и женщин, иметь хорошую вентиляцию, надежные замки на шкафчиках и регулярно убираться.

Пример плохой раздевалки в офисном здании, но она хотя бы есть, в большинстве случаев ограничиваются стойками у рабочего места.

2. Туалет

На туалет часто не обращают никакого внимания даже в крупных солидных фирмах.
Странно наблюдать в здании с отделкой мрамором и натуральным деревом убогие санузлы без нормальных условий.

А ведь туалет как раз то место, где человек максимально уязвим. Многим людям пользоваться общественными санузлами настолько некомфортно, что они буквально заставляют себя каждый раз. А если туалет в плохом состоянии, то справление нужды превращается в сплошной кошмар.

Что нужно сделать:

• Разнести женские и мужские кабинки в разные помещения.
• Установить датчики движения, которые автоматически включают освещение.
• Использовать бесконтактные смесители и дозаторы мыла.
• Установить системы бесконтактного смыва на унитазы и писсуары.
• Реализовать хорошую звукоизоляцию кабинок.
• Обеспечивать санузел мягкой туалетной бумагой высокого качества.
• Применять автоматические освежители воздуха с заданным таймером.

Если в компании работают пожилые люди и/или инвалиды, то также стоит установить хотя бы на один унитаз специальные поручни.

3. Офисная мебель

Если раздевалку и нормальный санузел еще можно встретить в офисных зданиях, то индивидуальную мебель для сотрудников практически нет. В подавляющем большинстве случаев компьютерные столы используют, сделанные по устаревшему ГОСТу. Да и кресла с регулировкой высоты используют далеко не все.

А ведь крайне важно, чтобы сотруднику было удобно и комфортно работать. Ведь за столом он проводит до 90% всего времени в офисе.

Рекомендации:

• Глубина столов должна быть не менее 75 см, чтобы можно было вытянуть ноги для их отдыха и нормализации кровоснабжения.
• Обязательна регулировка высоты стола, так как под разный рост она обязана быть различной.
• Кресла только с регулировкой высоты и жесткой фиксацией спинки.

Также важно отметить такую деталь, как передняя кромка у столешницы столов.
Производители часто делают ее острой из-за чего упереть руку на угол практически невозможно. Это приводит к боли и повреждению тканей. Кромка просто обязана быть скругленной у любого письменного и компьютерного стола!

4. Контроль климата

Сейчас кондиционеры стоят практически в каждом офисном здании и помещении. Однако системы контроля климата часто состоят из стандартных сплит-систем и криво работающей вентиляции, которую часто вовсе не предусматривают из экономии средств или по иным причинам.

Такой подход приводит к следующим результатам:

• Постоянные конфликты (кому-то холодно, кому-то жарко).
• Частые простуды у сотрудников, включая отягощенные пневмонией.
• Крайне некомфортные условия работы для большинства сотрудников.
• Моментальное распространение респираторных заболеваний.

По статистике люди в офисах болеют чуть ли не чаще, чем медицинские работники в стационарах больниц и в поликлиниках. И это крайне негативный показатель.

Что необходимо:

• Обязательна качественная система принудительной вентиляции, чтобы воздух в помещении постоянно обновлялся.
• Внутренний блок сплит-систем располагается так, чтобы воздух ни на кого не дул напрямую.
• Важно использовать рассекатели (защитные экраны), пускающие холодный воздух вдоль потолка, а не сразу вниз.
• Разница в температуре между улицей и помещением не должна превышать 7−10 градусов.
• Кондиционеры в обязательном порядке нужно чистить и дезинфицировать 2−3 раза за сезон, если они работают на постоянной основе.

Оптимально использовать два кондиционера вместо одного, чтобы охлаждение осуществлялось мягче и равномернее. Основное охлаждение должно осуществляться до прихода сотрудников и уже в течение дня только поддерживаться адекватный уровень.

Чтобы избежать конфликтов, температура выставляется ответственным лицом и никто другой доступа к регулировкам не имеет. Температура выставляется такая, чтобы в помещении не было именно жары. Соответственно, ставить режим работы лучше на 23−24 градуса, это поможет избежать простуд и тепловых ударов.

Охлаждение должно выполняться по всему зданию, а не только в кабинетах. Ситуации, когда в кабинете +22 °C, а в коридорах +28 °C, недопустима, так как частое изменение температурных режимов критически влияет на здоровье.

Контроль климата можно назвать наиболее острой проблемой всех офисов и самым важным моментом при организации работы. Экономить на этом ни в коем случае нельзя, лучше сделать скромнее что угодно другое!

5. Тихая комната

Практически в любом современном офисе требуется отдельное помещение с хорошей звукоизоляцией со столом и креслами. Опционально с монитором, демонстрационной доской и т. д. Такая комната может использоваться не только для переговоров, но и для множества других целей. В том числе коллективного решения определенной задачи, собеседований, обсуждения закрытых тем, презентаций и др.

Практика показывает, что оформление комнат отдыха оптимально выполнять в неформальном стиле, что позволяет сотрудникам расслабляться и налаживать контакты между собой.

6. Зона отдыха

Многие работодатели считают, что сотрудник не должен иметь возможности отдыхать, так как это скажется на эффективности работы. На деле же все в точности до наоборот: чем выше прессинг, тем сильнее усталость, а соответственно — больше ошибок, имитации рабочего процесса и т. д.

Зачем нужна зона отдыха:

• Улучшение взаимоотношений внутри коллектива (полезная замена курилки).
• Возможность избегать переутомления и, как следствие, выгорания.
• Позитивное влияние на эмоциональное состояние сотрудников, что повышает лояльность и работоспособность.

Организовывать зону отдыха необходимо с умом. В большинстве случаев в ней не должно быть компьютеров и телевизоров. Нужно использовать средства, ведущие к расслаблению психики, а не переключению на новый раздражитель.

Что стоит использовать:

• Средства для физической нагрузки (стол для пинг-понга, велотренажер, настольный футбол и т. д.), которая для работников офиса обязательна.
• Удобный диван и кресла, на которых можно полностью расслабиться и дать отдых спине.
• Настольные игры.

Рекомендуется создавать несколько комнат для отдыха. Отдельно релакс для тех, кто просто хочет посидеть в тишине и расслабиться. И отдельно активные, с инструментами для физической активности.

Если от зон отдыха еще можно отказаться, то спортивный уголок в современном офисе обязателен. Исследования показывают, что физические нагрузки, особенно в игровой форме, имеют очень позитивное влияние на психоэмоциональное состоянии сотрудников. И снижают негативный эффект от сидячей работы.

В целом хорошая реализация зоны отдыха, однако отсутствие дверей может создавать неудобства для сотрудников, которые работают и слышат шум отдыхающих.

7. Курилки

В современном обществе уже не модно курить и данная зависимость порицается. Вслед за этим трендом многие работодатели начали исключать курилки из офисного пространства, заставляя курильщиков ходить на улицу. С точки зрения агитации за ЗОЖ это правильно, но на самом деле нет. По итогу сотрудники тратят больше времени на перекуры, выкуривают по несколько сигарет за раз, больше психуют и хуже работают.

Поэтому уютным курилкам с хорошей вентиляцией однозначно быть! Постоянный прессинг не заставит никого бросить курить, а вот озлобить может без проблем.

Рекомендации:

• Под курилку отводится просторное помещение.
• Наличие кресел и дивана.
• Принудительная вентиляция и очистка воздуха.

Если курилка организуется на улице, то должна иметь навес от осадков и скамейки со спинкой. В теплое время года лучше использовать именно курилки под открытым небом, делая офисные недоступными.

8. Кухня

Кухня часто выступает реальным лицом компании. Если то, что видят посетители, красиво и дорого, а под кухню выделен маленький закуток, где ничего нет — о компании можно делать определенные выводы. Кроме того, на сотрудников это тоже влияет и сильнее, чем можно подумать.

Поэтому в современном офисе обязательна кухня-столовая. В ней должно быть все то же самое, что и на кухне у хорошей хозяйки: в частности, плита, кофеварка, микроволновая печь, холодильник, электрочайник, посуда и т. д.

И самое главное — наличие ряда столов с креслами. Чтобы принятие пищи было уютным и комфортным, ведь это важно для хорошего пищеварения, с которым у офисных работников часто серьезные проблемы.

Оптимально разделять кухню и столовую перегородкой. Чтобы можно было подогреть пищу и пройти в соседнее помещение, где можно спокойно поесть и, по желанию, пообщаться с коллегами. В плане улучшения взаимосвязей в офисе кухня столь же эффективна, как курилки и зоны отдыха. Но все же столы лучше предусмотреть как общие, так и на 1−2 места.

Кухня со всеми стандартными ошибками — тесно, недостаточно столов для обеда сотрудников, нет окна, отсутствует уют, негде разогревать еду.

9. Выбор рабочих инструментов

«Клонированные» рабочие места — это точно не про современный офис, так как это неэффективно и неудобно. Помимо регулируемой под рост мебели (о чем было сказано выше), сотрудник должен получать возможность «подогнать» под себя все остальное.

Кому-то удобнее работать за компьютером, кому-то за ноутбуком. Одним нужен большой монитор из-за слабого зрения, вторым удобнее использовать маленький. Даже тип клавиш на клавиатуре имеет значение. Людям, кто привык к «яблочным» клавиатурам, за обычной работать будет уже очень тяжело. Да и скорость снизится в несколько раз.

Поэтому:

• Дайте сотруднику возможность выбирать, на ПК или ноутбуке ему удобнее работать.
• Подберите под него «железо», соответствующее требованиям по производительности.
• Позвольте самостоятельно подобрать клавиатуру и мышь в магазине, после чего оплатите их покупку.

Да, разношерстность офисной техники может смотреться не очень эстетично. Зато такой подход сильно повысит лояльность сотрудников и ощутимо упростит им работу.

10. Индивидуальный подход

Этого не видно со стороны, но на эффективность работы и психоэмоциональное состояние влияет очень сильно. Речь идет об индивидуальных решениях, которые должно принимать ответственное лицо.

Примеры:

• Рассаживание интровертов по маленьким кабинетам, экстравертов — по большим.
• Пересаживание сдружившихся сотрудников поближе другу к другу.
• Гибкий график при наличии такой возможности.
• Премирование за действия, ведущие к экономическому росту компании.

Грамотные руководители — важная часть современного эффективного офиса.
Без них все остальное становится менее важным, а часто вовсе бесполезным и никак не влияет на лояльность сотрудников.